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Sanitätshaus

Verbessert Prozesse. Hilft Kosten zu reduzieren. Erhöht die Flexibilität.

Zusammenfassung

TM3 ist eine eigenständige Software, die mit Ihrem Sanitätshaussystem kooperiert. Die TM3 Logistiksoftware übernimmt dabei die Aufträge und kümmert sich um den kompletten und korrekten Ablauf durch das Lager und die Logistik bis zur Auslieferung beim Kunden.

TM3 in Ihrem Sanitätshaus

Verbessert Abläufe für

  • Einkauf
  • Lager
  • Werkstatt
  • Zustellung

Ist TM3 eine neue Sanitätshaussoftware?

Nein. TM3 ersetzt keine Sanitätshaussoftware sondern kooperiert mit der vorhandenen Lösung und unterstützt diese mit einer optimalen Abwicklung der Aufträge, der Bewirtschaftung des Lagers und der Zustellung an den Kunden. Alle Vorgänge sind nach wie vor in der Sanitätshaussoftware ersichtlich und nachvollziehbar.

Was macht TM3 im Sanitätshaus?

Der wesentliche Kern von TM3 ist die Logistik. Es übernimmt auszuliefernde Aufträge aus der Sanitätshaussoftware und organisiert eine zeitige und korrekte Abarbeitung sowie die Zustellung des Auftrages. Alle Informationen, Status und Zeitstempel laufen auch an die Sanitätshaussoftware zurück.

Versand und Zustellung

Die Zustellung von Aufträgen kann auf unterschiedlichen Wegen – auch gemischt – erfolgen. Bei der Auswahl der Zustellart kann auf verschiedene Kriterien und Kundenwünsche zurückgegriffen werden.

Außendienst

Die Mitarbeiter im Außendienst sind regelmäßig bei den Kunden vor Ort. Es liegt also nahe, nicht noch ein zusätzliches Fahrzeug zur Belieferung des Kunden am gleichen Tag anfahren zu lassen. Selbstredend ist dies nicht in jedem Fall sinnvoll und muss an entsprechender Stelle entschieden werden. Für Kleinlieferungen ist dies eine günstige Alternative.

Die TM3 Logistiksoftware unterstützt diese Möglichkeit in vollem Umfang.

  • Optimierung über Tourenplanung
  • Außendienst als Zusteller nutzen
  • Aktive Kundenpflege
  • Immer gleichen Ansprechpartner für Kunden (One Face to Customer)
  • Elektronische Unterschrift mit TM3 Tablet

Abholung in der Filiale

Die Filialen eines Sanitätshauses repräsentieren die Firma vor Ort. Sie sind der Treffpunkt für Berater und mobile Kunden. Geräte und Hilfsmittel werden vorgeführt, getestet und gekauft/bestellt. Die Abholung der Ware wird für den Kunden mit einer Einweisung durch den Berater verbunden. Nicht alle Artikel können jedoch in einer Filiale vorrätig sein. Somit ist eine Belieferung des Filialbestandes oder der fertigen Kundenbestellung zur Filiale notwendig.

Filialbelieferung und Kundenabholungen in einer Filiale sind Standardfunktion der TM3 Logistiksoftware.

  • Kundenauftrag an Filiale
  • Filialbelieferung über Tourenplanung oder Paketdienst
  • Aktiver Kundenkontakt

Paketdienst

Paketdienste können auch für ein Sanitätshaus eine sinnvolle Ergänzung der bestehenden Lieferstrukturen sein. Vor allem handliche und wiederkehrende Waren ohne Montage- oder Einweisungsaufwand (z. B. Windeln, Nahrung) eignen sich bestens zur Zustellung durch Paketdienste. Ein automatischer Wechsel der Zustellart innerhalb eines Auftrages ist möglich: ein Teil der Lieferung wird per Tour und mit Einweisung zugestellt, die folgenden Teillieferungen per Paketdienst. TM3 unterstützt diese Vorgehensweise und verfügt über eine große Anzahl an vollintegrierten Dienstleistern.

  • Dienstleister vollintegriert
  • Keine Zusatzsoftware notwendig
  • Automatische Etikettenerzeugung
  • Aktive Paketverfolgung und Statusübernahme
  • Elektronische Empfängerunterschrift

Liefertour

Die in die TM3 Logistiksoftware integrierte Tourenplanung verwaltet Ihre komplette Lieferflotte. Jedes Fahrzeug und jeder Fahrer werden mit den speziellen Eigenschaften (z. B. Hebebühne, Abmessungen, Schulung Bettenmontage) aufgenommen. Zu den Aufträgen werden vom Kunden gewünschte Zeitfenster zur Belieferung/Montage/Abholung dem System mitgeteilt. Jedem Artikel ist eine Verweildauer zugeordnet, die vom Disponenten jedoch auftragsspezifisch angepasst werden kann (z. B. Sondermontage). Mit der Berücksichtigung der vorgeschriebenen Pausenzeiten ergibt sich ein genauer zeitlicher Verlauf der Tour. Auch das Bestücken der Regale und Patientenzimmer in Krankenhäusern und Heimen wird hierbei berücksichtigt. Über die Navigationssysteme von TomTom Webfleet werden die Fahrer in der richtigen Reihenfolge zu den Lieferadressen geführt.

Zusätzliche textuelle Hinweise (z. B. »Hintereingang benutzen«) helfen dem Lieferfahrer. Die Statusrückmeldungen (z. B. »ausgeliefert«, »Niemand angetroffen«) und Texthinweise (»beim Nachbarn abgegeben«) werden direkt dem Auftrag in TM3 und dem Sanhaus-System übergeben. Dieses kann damit beispielsweise den Abrechnungszeitraum für Verleihgeräte oder die Fallpauschale starten. Änderungen an einer laufenden Tour sind ebenso möglich. Ein typischer Fall ist eine kurzfristige Abholung eines Gerätes zur Reparatur, die ein Fahrer in der Nähe noch vornehmen kann. Dieser Service überzeugt jeden Kunden. Die Tourenplanung kann auf Wunsch auch vollautomatisch und selbstständig die notwendigen Touren planen.

  • Sammelzustellung (z. B. Klinik, Heim)
  • Text- und Statusrückmeldung
  • Ad hoc Abholungen mit nahestem und geeigneten Fahrzeug
  • Synchronisation mit Sanhaus-Software
  • Flottenverwaltung
  • Erweiterte Auswertungen
  • Kommissionierung passend zur Abfahrt
  • Abgleich Artikelanforderungen an Fahrzeug- und Fahrereigenschaften
  • Verweildauer je Artikel und Auftrag
  • Berücksichtigung Wunschliefertermin
  • Berücksichtigung gesetzliche Pausenregelungen
  • Automatische Routenplanung im Fahrzeug

Intelligenter Einkauf

Die Einkaufsdisposition in der TM3 Logistiksoftware ermöglicht durch das Ausnutzen der gewährten Rabatte und Beachtung von Staffelpreisen, Lieferfreigrenzen, Mindestbestellwerten und Lieferzeiten den günstigst möglichen Einkauf. Natürlich kann das System sowohl manuell gehandhabt werden als auch selbstständig und vollautomatisch Einkaufen. Auch Kommissionsaufträge (z. B. Maßanfertigungen) und Direktversand (z. B. Windeln, Stomaartikel) werden von TM3 berücksichtigt.

Die TM3 Logistiksoftware überwacht auch die erzeugten Lieferantenbestellungen. Überzieht ein Lieferant seine zugesagten Lieferfristen, kann er automatisch darauf

  • Staffelpreise, Portokosten, Lieferzeiten
  • Automatischer Einkauf
  • Auftragsbezogene Ware (Kommissionsware)
  • Direktbelieferung (Drop-Shipping/Streckengeschäft)
  • Aktive Lieferzeitüberwachung

Außendienst-Tablet

Speziell im Sanitätshaus beginnt ein Auftrag mit einem Besuch des Fachaußendienstes beim Kunden (Patienten). Dieser besichtigt seine Umgebung, berät Ihn zu verschiedenen Erfordernissen und nimmt schließlich eine Bestellung auf. Bisher geschah dies auf Papierformularen mit all seinen Vor- und Nachteilen. Die TM3 Logistiksoftware implementiert dieses Vorgehen auf moderne Weise: Statt Aktenmappe mit Katalog und Formularen nimmt der Außendienstmitarbeiter nun das TM3 Tablet mit. Es ermöglicht dem Außendienstmitarbeiter ein umfassendes Arbeiten, auch abseits von Mobilfunkverbindungen. Das TM3 Tablet synchronisiert sich bei der nächsten bestehenden Verbindung selbstständig mit der Zentrale. Der Innendienst bekommt die Daten automatisch in seinen Bereich im Dokumentenworfklow zur weiteren Bearbeitung.

  • Funktioniert Online und Offline

    Das TM3 Außendienst-Tablet synchronisiert selbstständig im Hintergrund, sobald eine Internetverbindung vorhanden ist (WLAN oder SIM-Karte), alle dem Mitarbeiter zugeordneten Kunden, Anfragen und Aufträge mit der Zentrale. Somit ist auch Offline jederzeit ein aktueller Stand gewährleistet.

    • Keine Mobilfunkverbindung notwendig
    • Automatische Synchronisation
  • Termin planen oder planen lassen

    Der Außendienstmitarbeiter kann sowohl selbst seinen Tag planen oder per Tourenplanung von der Zentrale geplant werden. Die Termine werden direkt mit dem angebundenen Kalender (z. B. Outlook) synchronisiert.

    • Termine selbst planen
    • Per Tourenplanung geplant werden
    • Terminübersicht bei der Abarbeitung
    • Anbindung an Outlook
  • Kunden, Aufträge, Lieferdaten und Lieferscheine

    Die TM3 Logistiksoftware synchronisiert automatisch alle Informationen (inklusive Status) eines Auftrages auf das Tablet. Der Mitarbeiter vor Ort kann somit qualifizierte Aussagen zu Dauer, Umfang und Status der noch offenen Aufträge geben.

    • Ebenso kann auf historische Aufträge zugegriffen werden.
    • Aktueller Auftragsstatus
    • Notizen und Wiedervorlagen
  • Dokumente bearbeiten

    Die zu einem Auftrag oder Kunden gehörenden Dokumente oder Formulare können vom Außendienstmitarbeiter bearbeitet werden. Lieferscheine können unterschrieben, Maßblätter und Bestellbögen ausgefüllt und beschriftet und Dokumentationen per Kamera erstellt werden. Zusätzlich sind Produktkataloge, Bestellbögen von Herstellern, Maßblätter und Dokumentationsformulare verfügbar, die bei Bedarf einfach mit hinzugenommen und entsprechend gefüllt werden können. Alle Änderungen und neu aufgenommenen Daten werden selbstverständlich mit der Zentrale und der angeschlossenen Sanitätshaus-Software synchronisiert.

    • Dokumente unterschreiben
    • Formulare und Maßblätter ausfüllen
    • Dokumentationen, auch per Kamera
    • Kopie für Kunden
    • Handschrifterkennung
  • Elektronische Formulare

    Das flexible Dokumentensystem beruht auf dem PDF-Standard. Diese sind universell lesbar und können mit geringen Aufwand auch selbst erstellt und gestaltet werden.

    • PDF-Standard
    • Herstellerformulare übernehmen
    • Eigene Formulare selbst gestalten
    • Zentrale Verwaltung der Dokumentenvorlagen
  • Integrierter Dokumentenworkflow

    Die vom Außendienst bearbeiteten Dokumente benötigen zum Teil eine weitere Verarbeitung in der Zentrale. Jedem Dokument kann eine der frei definierbaren Dokumenten-Warteschlangen in den jeweiligen Fachabteilungen zugewiesen werden. Die Spezialisten dort bearbeiten die Vorgänge in ihrer Warteschlange und sorgen so für einen reibungslosen und zeitnahen Ablauf. Beispielsweise möchte ein Kunde die Kopie eines Dokumentes per Brief zugestellt: Ein Mitarbeiter öffnet das Dokument, druckt dieses und steckt es in ein Kuvert. Vorgang erledigt. Ziel ist es, am Tagesende nur noch leere Warteschlangen zu haben. Es muss somit nicht mehr auf die Überreichung der Papierdokumente nach der Rückkunft des Mitarbeiters gewartet werden. Alle Dokumente verbleiben beim Auftrag und sind zu jeder Zeit wieder einsehbar. Der Maßbogen des Rollstuhls kann auch in der eigenen Werkstatt wieder angezeigt werden und dient dort als Arbeitsanweisung für die Monteure.

    • Beste Vernetzung von Außen- und Innendienst
    • Spart einen Tag Auftragslaufzeit
    • Beliebige Dokumentenwarteschlangen
    • Anpassung an eigenen Ablauf
    • Kein zusätzliches DMS für auftragsbezogene Daten mehr notwendig

Einfachste Lagerverwaltung

Die Organisation und Verwaltung des Lagers sind eine der Kernaufgaben der TM3 Logistiksoftware. Es ermöglicht genaue Aussagen zu Menge, Standort und Zustand der Ware (Hilfsmittel). Somit sind verbindliche Lieferzusagen und genauere Inventurwertberechnungen möglich. Die Mitarbeiter im Lager erhalten die Kommissionieraufträge auf ihrem Handheld-PCs (MDE). Das System unterscheidet verschiedene Lagerstandorte, Lagerbereiche (z. B. »care«, »schwer«) und Lagerebenen. Es splittet Kundenaufträge auf optimale Kommissionieraufträge auf und führst diese später wieder korrekt zusammen. Zwischen den unterschiedlichen Kommissionierstrategien kann TM3 automatisch umschalten oder diese parallel im Mischbetrieb fahren. Die Ablaufsteuerung basiert auf Barcodetechnologie. Dabei erkennt das System die unterschiedlichen Barcodes für Lagerorte, Artikel (z. B. Artikelnummer, EAN, PZN7/8, Registernummer, Seriennummer…) und Status (z. B. »warten auf Werkstatt«, »bereit zur Lieferung«). Eine permanente Inventur befreit von den jährlichen Inventurgroßaktionen.

  • Unterschiedliche Lagerbereiche (z. B. Care, Großgeräte, schwer)
  • Unterschiedliche Kommissionierstrategien gleichzeitig
  • Schnelles Arbeiten mittels Handheld-PC (MDE)
  • Durchgängige Barcodetechnologie (z. B. EAN, PZN7/8)
  • Paralleles Bearbeiten eines Auftrages durch mehrere Mitarbeiter
  • Automatische Wahl Kommissionierstrategie
  • Permanente Inventur

Hilfsmittelverwaltung

Ein zu beliefernder Kundenauftrag wird automatisch aus der Sanitätshaus-Software übernommen. Vom Innendienst kann bereits ein definitives Hilfsmittel mit einer bestimmten Register- oder Seriennummer vorgegeben werden. Es ist auch möglich, ein Hilfsmittel per Sammelbegriff (z. B. "Standardrollator") im Lager anzufordern.

Die Mitarbeiter im Lager erhalten diese Informationen auf Ihren tragbaren Geräten und Kommissionieren sowohl das Hilfsmittel als auch die Zubehörteile. Wurde der Artikel nur per Sammelbegriff bestimmt, weist der Mitarbeiter dem Auftrag nun ein definitives Gerät per Register-/Seriennummer fest zu.

  • Durchgängige Barcodetechnologie (z. B. Registernummer, Seriennummer)
  • Menge, Standort und Zustand der Ware
  • Aktive Ablaufsteuerung/Bearbeitungsstatus der HiMi-Aufträge
  • Frühe oder späte Seriennummernzuweisung
  • Zuweisung definitives HiMi statt Sammelartikel im Auftrag

Instandsetzung und Werkstatt

Die Sanitätshaus-Werkstatt kann ebenfalls über TM3 gesteuert werden. Die Aufträge werden in der korrekt sortierten Reihenfolge nach Priorität und Lieferzeitpunkt abgearbeitet. Die erforderlichen Hilfsmittel und notwendigen Anbauteile können vom Lager bereits bei der Werkstatt abgestellt worden sein, oder die Werkstatt holt die notwendigen Teile selbstständig von den Lagerplätzen ab.

Bei jedem Auftrag sind die Bemerkungen und Dokumente (z. B. Maßblätter) mit angehängt und werden dem Mitarbeiter angezeigt. Somit ist ein optimaler, papierloser und verlustfreier Informationsfluss gewährleistet.